1. Préambule
B’Coworker (ci-après “B’Coworker“) attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et vos données à caractère personnel (ci-après “Données à caractère personnel” ou “Données Personnelles”).
B’Coworker s’engage à mettre en œuvre les mesures adéquates à la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles conformément à la réglementation en vigueur en France et dans l’Union Européenne, en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et aux règles de droit national prises pour son application.
La présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont B’Coworker collecte, utilise et divulgue Données Personnelles et sur les moyens dont Vous disposez pour exercer vos droits sur ces informations.
Fort de son savoir-faire reconnu dans la location des espaces de “Co-working”, B’Coworker décline ses expertises en différents départements, chacune apportant une réponse personnalisée à vos besoins.
En conséquence, B’Coworker vous invite à lire attentivement la présente Politique pour connaître et comprendre les traitements relatifs aux Données Personnelles.
En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :
- L’individu reste maître de ses données à caractère personnel ;
- Les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
2. Identité du responsable de traitement
B’Coworker, SAS enregistrée sous le numéro SIRET 882169402, dont le siège social est situé au LE BOIS MONTBOURCHER 49220 CHAMBELLAY, aura le statut de responsable de traitement pour les traitements des données personnelles, y inclus ceux relatifs aux services fournis via le site web https://app.bcoworker.com (ci-après le “Site web”) à savoir.
Les traitements concernés sont, (dans l’ordre alphabétique) :
- Gestion de contrôle d’accès
- Gestion de la communication
- Gestion de paiement en ligne
- Gestion des accès à l’application
- Gestion des fichiers clients professionnels
- Gestion des fichiers clients particuliers
- Gestion des réservations d’espace
- Prospects et vente
3. Coordonnées de notre délégué à la protection des données
Notre Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») est là pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.
Vous pouvez le joindre :
- Soit par mail à l’adresse suivante : protection-donnees@groupe-bmg.fr
- Soit par courrier : B’Coworker, ATTN DPO, LE BOIS MONTBOURCHER 49220 CHAMBELLAY
4. Finalités et bases légales des traitements
Vous trouverez ci-dessous les détails d’activités de traitement de vos informations selon la situation dans laquelle vous serez amené à interagir avec nous.
4.1. Détails du traitement : Gestion de contrôle d’accès
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de pouvoir contrôler l’accès des clients qui réservent un espace dans nos espaces.
Base légale : Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime.
4.2. Détails du traitement : Gestion de la communication
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de :
- Echanges d’informations
- Elaboration de statistiques commerciales
- Emailing
- Enquêtes de satisfaction
Base légale : Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime.
4.3. Détails du traitement : Gestion de paiement en ligne
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de gérer vos paiements en ligne
Base légale : Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu ou en cours de conclusion entre B’Coworker et vous-même, par le biais de réservation d’un espace de Co-working.
4.4. Détails du traitement : Gestion des accès à l’application
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de créer votre compte et donner accès à la présente application.
Base légale : Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu ou en cours de conclusion entre B’Coworker et vous-même, par le biais de création de compte.
4.5. Détails du traitement : Gestion des fichiers clients
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de :
- Gestion de clientèle : fiche client, courriers et relances
- Gestion de contentieux
- Gestion des abonnements
- Gestion des comptes clients
- Gestion des contrats
- Gestion des factures
- Gestion des réclamations, du service après-vente et des garanties
- si besoin, mise en place de la signature électronique
Base légale : Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu ou en cours de conclusion entre B’Coworker et vous-même, par le biais de création de compte et/ou de réservation d’espace “Coworking”.
4.6. Détails du traitement : Gestion des réservations d’espace
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de :
- Confirmation de réservations
- Enregistrement de réservations
- Gestion des réservations
Base légale : Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat conclu ou en cours de conclusion entre B’Coworker et vous-même, le biais de réservation d’espace “Coworking”..
4.7. Détails du traitement : Prospects et vente
Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de :
- Edition de devis
- Gestion des prospects
- Prospection commerciale à destination des professionnels
Base légale : Ce traitement est fondé d’une part, si vous êtes professionnel, sur l’intérêt légitime et de l’autre, sur votre consentement.
5. Données traitées
Vous pouvez consulter le détail de vos données à caractère personnel que nous sommes susceptibles de traiter dans le cadre des traitements présentés ci-dessus. (Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte sur les formulaires associés.)
NB : les listes des données fournies ci-après n’ont pas vocation à être exhaustives et visent avant tout à vous informer sur les catégories de données que B’Coworker est susceptible de traiter.
5.1. Types de données
5.1.1. Pour le traitement : Gestion de contrôle d’accès
Informations relatives à l’identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom
Informations relatives à la vie professionnelle : Adresse de l’organisme, Identifiant ou matricule, Nom de l’organisme de rattachement
5.1.2. Pour le traitement : Gestion de la communication
Informations issues de matériels de communication commerciale : Contenus de newsletters, Correspondance avec le représentant commercial, Date d’abonnement à la newsletter, Date de demande de désabonnement de la newsletter, Échanges et commentaires des clients et prospects
Informations issues de matériels de communication non-commerciale : Echanges de mails, Echanges sur les tchats
Informations relatives à l’identité : E-mail personnel, Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom
Informations relatives à la vie professionnelle : E-mail professionnel, Métier, Nom de l’entreprise, Numéro de téléphone professionnel
Données électroniques : Équipements/terminaux de communication utilisés
5.1.3. Pour le traitement : Gestion de paiement en ligne
Informations à caractère financier : Code de vérification de la carte (CVC), Date d’expiration de la carte, Numéro de carte bancaire, Type de carte
Informations relatives à l’identité : Adresse personnelle, E-mail personnel, Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom, Téléphone fixe privé, Téléphone mobile privé
Informations relatives à la vie professionnelle : Adresse de l’organisme, E-mail professionnel, Nom de l’organisme de rattachement, Numéro de téléphone professionnel
Données électroniques : Adresse IP, Tokens de validation et d’authentification par les partenaires bancaires
Informations relatives à la prestation : Date de réservation, Montant de la réservation, Numéro de la transaction, Numéro de réservation, Toute autre information communiquée par le client
5.1.4. Pour le traitement : Gestion des accès à l’application
Informations relatives à l’identité : Adresse personnelle, Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom, Téléphone mobile privé
Informations relatives à la vie professionnelle : E-mail professionnel, Nom de l’entreprise, Numéro de téléphone professionnel
Données électroniques : Adresse IP, Identifiant de la connexion, Logs serveur, Mot de passe, Token d’authentification
5.1.5. Pour le traitement : Gestion des fichiers clients
Documents ayant une valeur juridique : Contrat, Numéro SIREN de l’organisme de rattachement, Numéro TVA de l’organisme de rattachement
Informations relatives à l’identité : Civilité, Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom,
- Si vous êtes client particulier : Adresse personnelle, Date de naissance, E-mail personnel, Téléphone mobile privé
Informations relatives à la vie professionnelle, si vous êtes client-professionnel : Adresse de l’organisme, E-mail professionnel, Métier, Nom de l’entreprise, Numéro de téléphone professionnel
Informations relative à la prestation : Détail de l’abonnement client, Détail du bien ou service souscrit par le client, Factures client, Modalités de règlement client, Numéro de la transaction, Personne(s) en charge de la relation client, Service ou abonnement souscrit par le client, Observations et souhaits (ex : ville, facilités, etc,.)
Informations issues de la vie de l’organisme : SIRET
Données électroniques : QR code
5.1.6. Pour le traitement : Gestion des réservations d’espace
Informations relatives à l’identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom
- Si vous êtes client particulier : Adresse personnelle, Date de naissance, E-mail personnel, Téléphone mobile privé
Informations relatives à la vie professionnelle : Adresse de l’organisme, E-mail professionnel, Nom de l’organisme de rattachement
Informations relatives à la prestation : Date de la prestation, Date de réservation, Détails sur la prestation commandée
Informations issues de la vie de l’organisme de rattachement, si vous êtes client-professionnel : SIRET
5.1.7. Pour le traitement : Prospection
Informations issues de matériels de communication commerciale : Contenus de newsletters, Date d’échanges, Informations sur l’ouverture de mailing, Origine du prospect, Ouverture de la newsletter, Proposition d’offre, Résumé d’échanges (Besoins, temporalité, éléments électifs, informations sur la maturité et le domaine d’activité de la structure, etc.), Échéance de projet (froid, tiède, chaud)
Informations relatives à l’identité : E-mail personnel, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom
- Si vous êtes client particulier : Adresse personnelle, Date de naissance, E-mail personnel, Téléphone mobile privé
Informations relatives à la vie professionnelle : Adresse de l’organisme, E-mail professionnel, Fonction, Nom de l’entreprise, Numéro de téléphone professionnel, SIRET
Informations relative à la prestation : Observations et souhaits (ex : ville, facilités, etc,.)
5.2. Destinataires de vos données
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 4, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :
- Gestion de contrôle d’accès : Directeur d’établissement concerné (en cas de soupçon d’abus); Service interne transverse de l’organisme (Direction, Management…)(En cas de soupçon d’abus)
- Gestion de la communication : La personne enregistrée elle-même ; Membre du personnel en charge de la clientèle ; Destinataire(s) de la communication ; Personne concernée; Service interne fonctionnel de l’organisme (Comptabilité, Marketing…)
- Gestion de paiement en ligne : Membre du personnel en charge ; Membre du personnel en charge de la comptabilité ; Prestataire de paiement en ligne
- Gestion des accès à l’application : Directeur du service informatique ; Membre du personnel en charge de la sécurité informatique ; Prestataires de services informatiques (maintenance, hébergement…)
- Gestion des fichiers clients : Campus manager ; Expert·e-comptable; Membre du personnel chargé de la communication; Office manager; Représentant légal de l’organisme; Salarié de l’entreprise résidente en contact avec l’organisme; Salariés
- Gestion des réservations d’espace : Responsable de l’établissement ; Service interne transverse de l’organisme (Direction, Management…)
- Prospects et vente : Community managers ; Directeur du service informatique; Responsable infrastucture et réseau; Service interne fonctionnel de l’organisme (Comptabilité, Marketing…); Service interne transverse de l’organisme (Direction, Management…); Salariés
Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données collectées :
- Gestion de la communication : SALESFORCE
- Gestion de paiement en ligne : Fournisseur de la solution de paiement en ligne
- Gestion des accès à l’application : Apside, Google firebase
- Gestion des fichiers clients : SalesForce
- Gestion des fichiers clients particuliers : SalesForce
- Gestion des réservations d’espace : Google Firebase
- Prospection : SalesForce
Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande d’information complémentaire à notre Délégué à la Protection des Données par mail à protection-donnees@groupe-bmg.fr.
Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :
- S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;
- Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, consultez notre Politique de cookies) ;
Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
5.3. Transfert de données hors union européenne
Dans certains cas, vos informations personnelles sont sauvegardées sur des serveurs situés dans l’EEE.
Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à protection-donnees@groupe-bmg.fr.
5.4. Durée de conservation des données
Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 4 de la présente Politique, et si besoin augmenté des durées de prescriptions légales.
Vous pouvez vérifier les durées de conservation appliquées aux traitements qui vous concernent en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à protection-donnees@groupe-bmg.fr.
Un aperçu des durées de conservation appliquées vous est communiqué ci-après :
- Gestion de contrôle d’accès :1 mois
- Gestion de la communication : Deux ans à compter de la date de la dernière communication
- Gestion de paiement en ligne :5 ans après la date de paiement
- Gestion des accès à l’application : Les données visées seront conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités d’entretien du compte créé et mises à jour annuellement.
- Gestion des fichiers clients :5 ans à partir de la fin du contrat
- Gestion des fichiers clients particuliers :2 ans après la dernière prise de contact.
- Gestion des réservations d’espace :5 ans après la fin du contrat
- Prospects et vente : Si contrat signé : Transfert au fichier client. Si pas de contrat : archivé au terme du refus du devis
5.5. Droits des personnes
Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :
5.5.1. Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles
B’Coworker s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles au moment de la collecte ou dans un délai raisonnable après la collecte.
5.5.2. Droit d’accès aux Données Personnelles
Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par B’Coworker et disposez du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, B’Coworker sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).
5.5.3. Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») et de rectification des Données Personnelles
Vous avez le droit de demander l’effacement et/ou la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées ou obsolètes. Il est précisé que B’Coworker pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées à la suite de votre demande et avant l’expiration de la durée de conservation valable, cela puisse nous empêcher de vous fournir certains services que vous attendez de nous.
5.5.4. Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d’exécution par B’Coworker de l’une de ses obligations légales. Nous aimerions mettre l’accent sur ce droit qui vous concerne plus spécialement en tant que “professionnel”, lorsque vous ne souhaitez plus recevoir de la prospection de notre part.
5.5.5. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles
Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :
- Si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
- Si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;
- Si B’Coworker n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- Si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.
VOUS POUVEZ EXERCER TOUS VOS DROITS PRÉCITÉS PAR MAIL EN VOUS ADRESSANT À NOTRE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES, SUR SON ADRESSE MAIL protection-donnees@groupe-bmg.fr.
5.5.6. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par B’Coworker pour préserver le niveau de protection des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, en cliquant ici ou par courrier à l’adresse ci-dessous :
COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
Fax : 01 53 73 22 00
6. Données de connexion et cookies
B’Coworker a mis en place un gestionnaire de cookies via la Politique des cookies afin de vous informer plus spécifiquement de leur utilisation. Si le navigateur le permet, vous pouvez également désactiver à tout moment ces cookies, en suivant la procédure indiquée par le navigateur. Cependant, B’Coworker vous informe qu’une telle désactivation peut avoir pour conséquence de ralentir et/ou perturber l’accès à certaines rubriques du site web.
7. Traitement des données de mineurs
Le site web de B’Coworker et ses prestations ne sont pas destinés aux mineurs. B’Coworker ne collecte pas volontairement des données à caractère personnel auprès de mineurs âgés de moins de 15 ans.
8. Sécurité
B’Coworker respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité de vos données.
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données que nous collectons.
A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).
9. Modification de la Politique
B’Coworker se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.
En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour ».
10. Droit applicable
La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.
